W naszych poprzednich artykułach rozmawialiśmy o tym, jak ustalić zestaw celów życiowych oraz sporządzić listę celów i kroków do ich osiągnięcia. Niniejszy artykuł dotyczy następnego etapu Agile Life Planning. Jego celem jest zapewnienie regularnego przeglądu tej listy poprzez ciągłą aktualizację uporządkowanej listy (backlogu) celów i zadań.

Czym jest aktualny backlog?

Zapewnienie aktualności celów i zadań to:

1. Śledzenie za obecnoscią w backlogu wszystkich wymaganych i tylko faktycznie niezbędnych zadań
2. Ocena ich znaczenia i pilności oraz ustalenie priorytetów
3. Kategoryzacja i grupowanie powiązanych zadań

Rozwiązanie wszystkich tych zadań ma wiele wspólnego z narzędziem Scrum o nazwie Product Backlog Grooming. Grooming w Scrum to regularne spotkanie poświęcone "pielęgnacji" backlogu zadań. Na takim spotkaniu właściciel produktu i zespół muszą upewnić się, że wszystkie istniejące zadania są rzeczywiście niezbędne, mają określone priorytety, a zadania zaplanowane w najbliższej iteracji zostały szczegółowo opisane i rozłożone.

Jak zastosować Grooming w Agile Life Planning?

Podobnie jak w terminologii Scrum, ten trzeci etap można nazwać "Life Backlog Grooming." Jego celem jest "wstrząśnięcie" i oczyszczenie listy życiowych celów i zadań. Co więc należy wziąć ze Scruma i które narzędzia można zastosować dla osiągnięcia swoich osobistych celów:

1. Po pierwsze, należy wykonać ocenę i ustawić priorytety zadań w backlogu. Podobnie jak w IT, osobiste planowanie wymaga ogólnego planu działania z ułożonymi według priorytetów zadaniami określonymi w czasie.
2. Po drugie, należy dodać nowe cele i jeśli to konieczne, usunąć nieaktualne cele i zadania.
3. Po trzecie, należy przeprowadzić analizę zależności pomiędzy zadaniami i wydzielić powiązane zadania w projekty.

Zobaczmy teraz, jak możemy regularnie wykonywać te wszystkie czynności w praktyce.

Organizacja Life Backlog Grooming

Regularna analiza backlogu

Tak jak Grooming, analizę aktualności osobistych celów i zadań można przeprowadzać albo w regularnych odstępach czasu, albo w razie konieczności. Najlepszym rozwiązaniem jest połączenie obu podejść: przeprowadzanie Life Backlog Grooming przynajmniej raz na kwartał (np. pod koniec kwartału), a jeśli w tym okresie pojawią się jakieś ważne zmiany, należy przejrzeć backlog wcześniej.

Dodawanie i usuwanie zadań i celów z backlogu

Należy spojrzeć na te dwa procesy oddzielnie:

• Dodawanie nowych celów. Jeśli dodasz nowy cel do swojego planu, jego szczegóły powinny zostać przeanalizowane tak, jak opisano to w naszym artykule na temat Agile Life Planning. Następnie, rozłożony na zadania cel lub zwyczaj zostaje osadzony w ogólnej mapie myśli (Mind Map).
• Usuwanie nieaktualnych celów. Jeśli z jakiegoś powodu cel stracił swoją ważność lub nie jest już aktualny, powinien zostać usunięty z mapy myśli. W takim przypadku konieczne jest sprawdzenie, czy istnieją jakieś zależności z innymi celami i zadaniami, a jeśli istnieją, należy je również przeanalizować. Warto także spojrzeć na listę zadań usuwanego celu - możliwe, że znajdziemy tam interesujące i cenne pomysły i plany, które należy zachować na przyszłość.

W następnym artykule przyjrzymy się, jak podzielić wszystkie cele i zadania na kategorie i priorytety.

Pavel Novikov 
Program Manager