Jedną z głównych zalet pracy w branży IT&C jest to, że jeśli jesteś bardzo dobry w tym co robisz (obojętnie, czy jest to programowanie, project management, software testing czy też analiza biznesowa), w pewnym momencie znajdziesz się sytuacji, kiedy będziesz musiał przygotować prezentację. Prezentacja może być dla klienta, dla kolegów z pracy lub podczas imprezy branżowej.

Większość ludzi zazwyczaj patrzy na takie sytuacje nie jak na szansę, lecz jak na coś, czego trzeba się bać. Dla większości z nas publiczne wystąpienia nie są czymś naturalnym z powodu masy powodów, których jest zbyt dużo, by zawrzeć je wszystkie w niniejszym artykule. Ale chciałbym zapewnić, że istnieją odpowiednie techniki i nawyki, które dzięki dobrym chęciom i prawidłowym użyciu mogą zmniejszyć poziom strachu i poprawić jakość wystąpień .

Poniżej znajduje się kilka wskazówek, które pomogą w przeniesieniu prezentacji na nowy wyższy poziom:

• Nakreśl szkic prezentacji
  

Większość dużych firm cierpi na syndrom PowerPoint. Program ten musi być obecny podczas każdego spotkania i w każdej prezentacji, ponieważ jest uznawany za pomocny i pożyteczny. PowerPoint sam w sobie nie jest złą rzeczą, co oznacza, że większość ludzi swoje przygotowania do prezentacji zaczyna właśnie z PowerPoint - co nie do końca jest właściwe.

Pierwsza rzecz, o której powinieneś pomyśleć, to cel prezentacji. Chcesz podać ludziom informacje czy zmusić ich do działania? Chcesz coś sprzedać czy też pomóc nowym kolegom z pracy w przyswojeniu wiedzy na temat systemów wewnętrznych, przy których będą pracować? Jasny cel jest pierwszym krokiem w osiągnięciu udanej prezentacji. Wychodząc z tego założenia, możesz zacząć nakreślać główne punkty i sposób ich przedstawienia.

• Przećwicz ją

Jednym z głównych wyzwań podczas prezentacji jest sposób, w jaki ludzie radzą sobie ze związanymi z nią emocjami. Prawda jest taka, że nigdy nie pozbędziesz się całkowicie emocji, lecz możesz je znacznie ograniczyć. I robisz to podczas przećwiczenia swojej prezentacji. Wymaga to czasu i energii, dlatego większość ludzi tego nie robi. I dlatego tak wiele ich prezentacji nie osiąga zamierzonych rezultatów.

Przećwicz swoją prezentację przynajmniej trzy razy, najlepiej przed publiką (podobną do tej, przed którą będziesz prowadził swoją prezentację). Mogą to być koledzy z pracy, przyjaciele lub inne znaczące osoby. Im więcej czasu spędzisz na ćwiczeniu prezentacji, tym mniej będziesz nerwowy podczas samego wystąpienia.

Moja jedyna rada brzmi: nigdy nie ucz się prezentacji na pamięć, jak scenariusza czy poematu. Celem przećwiczenia jest zwiększenie pewności siebie, upewnienie się, że zawarłeś wszystkie ważne punkty, które wcześniej zarysowałeś oraz osiągnąłeś zamierzone rezultaty.

• Zrób ją SEXI
  

SEXI to skrót od State, Explain, Example i Impact i powinien być wzorem dla głównych idei, które planujesz użyć w swojej prezentacji. Podczas pracy nad ideami większość ludzi zostawia je na poziomie stwierdzeń - nie podaje żadnych przykładów ani dowodów, by je poświadczyć. Zmniejsza to prawdopodobieństwo osiągnięcia postawionego przez Ciebie celu, bez względu na to, czy chcesz poinformować ludzi, czy zachęcić ich do działania.

Więc gdy, na przykład, starasz się przekonać swój zespół do wdrożenia nowej technologii, możesz po prostu powiedzieć: "Ta technologia jest lepsza od obecnie używanej", co jest tylko stwierdzeniem. Możesz także użyć modelu SEXI i powiedzieć: "Technologia, którą proponuję, zredukuje czas potrzebny do przeprowadzenia testów na oprogramowaniu, a także zwiększy jasność wyników. Czytałem case studies i rozmawiałem z pracownikami z innych wydziałów, którzy ją zastosowali i zaobserwowali 25% redukcję w czasie na przeprowadzenie testów oraz 30% wzrost dokładności przeprowadzonych testów." 

Przykłady, badania, opracowania i wyniki potwierdzają, że to co mówisz, jest prawdą, a ukazanie korzystnego wpływu pomoże Ci "sprzedać" korzyści Twoim słuchaczom.

Upewnij się, że pamiętasz o powyższych wskazówkach podczas przygotowań do przyszłych prezentacji.

Alexandru Gheorghe
Soft skills trainer