Przygotuj harmonogram pracy dla wszystkich lokalizacji.

Ta rada może wydawać się głupia - każdy ma umowę o pracę, w której podaje się godziny pracy. Po co tworzyć harmonogram pracy? Jednak jesteśmy w branży IT, gdzie pojęcie elastycznego harmonogramu jest dość popularne. Ktoś komunikuje się z klientami wieczorem, ktoś zaczyna pracę wcześnie rano, ponieważ musi zabrać dzieci do przedszkola, ktoś pracuje rano i wieczorem, a z jakiegoś powodu opuszcza biuro w czasie przerw na lunch. W zespole rozproszonym kolejnym czynnikiem jest różnica czasu między lokalizacjami. W związku z tym harmonogram pracy i śledzenie / zrozumienie dla każdego członka zespołu stają się bardzo ważne. Niektóre aspekty do rozważenia:

• Wybierz zachodzące na siebie "okna", tzn. czas, w którym Ty i Twój zespół będziecie obecni w biurze (oprócz nieobecności zatwierdzonych wcześniej). Byłoby jeszcze lepiej mieć dwa takie okna - jeden przed i jeden po lunchu. Umożliwi to planowanie spotkań z większą pewnością, że będą one odbywać się zgodnie z harmonogramem (w sytuacjach, gdy kalendarz jest wolny).
• Ustal regułę, według której pracownicy będą postępować w przypadku spożnienia lub nieobecności w pracy. Pracownicy często pytają: "Co powinienem zrobić, jeśli się spóźnię?", "Co jest uważane za spóźnienie i kogo mam ostrzec?", "Co, jeśli dziś jest bardzo zimno / gorąco, lub czekam na fachowca od naprawy ...?". Aby uniknąć odpowiadania na takie pytania za każdym razem, opracuj i ogłoś pewne zasady - kto, kiedy i jak pracownicy muszą ostrzegać w przypadku nieobecności lub spóźnienia. Przed podaniem przykładów takich zasad, zastanówmy się nad zasadami, na których te zasady powinny być oparte:

• Po pierwsze, Ty jako menedżer, powinieneś być poinformowany kiedy pracownik jest spóźniony lub nieobecny w pracy, przed oficjalnym rozpoczęciem dnia pracy w danej strefie czasowej. Ile to czasu, z góry określa konkretna sytuacja i ustalone zasady.
  
• Po drugie, lokalny menadżer (jeśli istnieje) powinien być również poinformowany o zbliżającym się opóźnieniu lub nieobecności pracownika.
  
• Po trzecie, zespół powinien o tym wiedzieć.
  
• I na koniec, informacje te powinny być formalnie rejestrowane, aby można było je łatwo znaleźć i odświeżyć.
  

Oczywiście może istnieć siła wyższa, a jeśli tak się stanie, ty, jako menedżer, "rozumiesz i wybaczasz". Pamiętaj jednak, że taka siła wyższa nie może stać się zwyczajem.

Biorąc pod uwagę te reguły, zasady można sformułować w następujący sposób:

• Nie spóżniaj się, chyba że jest to uzasadnione i pracuj w biurze.
• Gdy zdasz sobie sprawę, że się spóźnisz, natychmiast poinformuj:

• Twojego menedżera, przez wybrany wcześniej kanał komunikacji.
• Zespół: możesz to zrobić, pisząc wiadomość do korporacyjnej grupy mailowej "Project X Absentees" (taka grupa powinna zostać utworzona wcześniej i zostać ogłoszona wszystkim członkom zespołu). Wiadomość musi wskazywać, ile konkretnie wyniesie Twoje spóżnienie. W przypadku pracy zdalnej z domu, wskaż dostępność w wybranych narzędziach komunikacyjnych. Pomimo pozornie prostych, niektóre z tych zaleceń (z mojego doświadczenia) są często zaniedbywane.

Jeśli istnieje potrzeba pracy w domu, konieczne jest uprzednie uzgodnienie tego z menedżerem, oraz powiadomienie menedżera i zespołu, zgodnie z poprzednim punktem (zapisać osiągnięte porozumienie).

Chciałbym zauważyć, że efektywny menedżer jest zawsze skuteczny - zarządza zespołem lokalnym jak i rozproszonym. Jeśli spojrzysz na wszystkie punkty opisane powyżej, możesz zauważyć, że znasz już większość (lub nawet wszystkie) z nich oraz używasz ich do zarządzania lokalnymi zespołami. W rzeczywistości, jeśli posiadasz kompetencje menedżerskie, nie ma dla ciebie różnicy, którym zespółem zarządzasz - rozproszonym czy lokalnym. Chodzi o to, aby znaleźć członków zespołu, którzy nadają się do wykonywania wymaganych zadań. Ale rekrutacja jest tematem do kolejnej dyskusji.

Vadim Kachurovsky