Omówmy teraz kilka podejść, które mogą być wykorzystane przez menedżera, aby odpowiednio współpracować z członkami zespołu rozproszonego po różnych lokalizacjach. Podejścia te mają pomóc pracownikom w zrozumieniu, czego się od nich oczekuje, a menedżerowi - jak to osiągnąć.

1. Opracuj zasady komunikacji i eskalacji w zespole.

Wszyscy członkowie zespołu muszą znać te zasady. Zasady powinny obejmować:

• Zespół pracujący zdalnie (szczególnie ten, który niedawno powstał) często nie ma pojęcia, co robić w pewnych sytuacjach (zwłaszcza tych, które są nieprzewidziane). Powinieneś ustalić zasady dotyczące takich sytuacji. Ale nie za dużo, w przeciwnym razie ich efekt będzie odwrotnie proporcjonalny do ich liczby. Jeśli nie ma zasad, zespół będzie zdezorientowany i niezdecydowany. Każdy zrobi to, co uzna za stosowne. Jeśli jednak istnieje zbyt wiele reguł, możesz stracić zaufanie pracowników - "Nie wierzysz nam, dlatego opracowałeś wiele zasad, abyśmy nie popełniali błędów." Reguły powinny obejmować kluczowe punkty komunikacji, a wszystkie wyjątki powinny być rozwiązywane przez menedżera lub pracowników, w zależności od rodzaju wyjątku.
  

• Eskalacja jest konieczna, jeśli problemu nie można rozwiązać lokalnie. Omówię tutaj dwie opcje budowania zespołu: zespół podrzędny z dedykowanym menedżerem i zespół podrzędny z bezpośrednim podporządkowaniem dla menedżera, który jest zdalnie. W przypadku dużego zespołu pracownik (najbardziej doświadczony lub posiadający określony zestaw umiejętności przywódczych) zostaje mianowany lokalnym menedżerem, któremu następnie powierzono określone funkcje kierownicze. Zalecałbym również przypisywanie takich ról w zespołach z członkami z różnych kultur, nawet jeśli są one małe. Pomoże to szybko połączyć zespół w początkowej fazie, ponieważ ludzie będą zgłaszać problemy do lokalnego menedżera łatwiej niż do ciebie. Poza tym lokalny menedżer lepiej rozumie mentalność lokalnych członków zespołu, co pozwala mu lepiej się z nimi komunikować. Lokalny menedżer powinien być odpowiedzialny za wszystkie sprawy operacyjne, które wymagają natychmiastowej reakcji. W przypadku małego zespołu przypisanie lokalnego menedżera jest bez znaczenia; doda to tylko inny poziom zarządzania, komplikując i spowalniając proces komunikacji.    Kolejnym ważnym aspektem jest dostępność pomocy działu HR, który może również wpływać na rozwiązanie niektórych problemów. Na przykład sytuacje konfliktowe są często rozwiązywane poprzez zaangażowanie HR. Metody eskalacji są dostosowywane zgodnie ze strukturą zespołu i funkcjami HR. Dowiedz się więcej o możliwościach HR w swojej firmie oraz jaka struktura zarządzania jest dla Ciebie odpowiednia. Opierając się na tym, opracuj zasady.

2.Wymyśl zasady kontroli.

Menedżerowie marzą o tym, że wszystko przebiega sprawnie i nie wymaga dodatkowej kontroli. Jest to idealny obrazek, ale żyjemy jednak w prawdziwym świecie, dlatego powinniście być przygotowani i opracować proces lub zestaw podejść (jeśli chcecie), które pozwolą wam zbliżyć się do tego idealnego świata. Przyjrzyjmy się bliżej tym podejściom:

• Regularność kontroli odnosi się do tego, jak często prosisz o raporty (jak często pracownicy muszą zgłaszać ci wykonaną pracę). Nie powinno to być zbyt częste; w przeciwnym razie pracownicy mogą myśleć, że stale ich obserwujesz. Ale jednocześnie nie powinno to być zbyt rzadkie; w przeciwnym razie zespół może czuć się opuszczony przez menedżera. Zwykle zależy to zarówno od fazy projektu (powinna być większa kontrola na wczesnym etapie, a następnie zmniejszać się podczas rozwoju zespołu i stabilizacji), jak i na poziomie członka zespołu (starsi pracownicy o silnej wewnętrznej motywacji powinni być kontrolowani rzadziej).
  

Najlepiej byłoby, gdyby istniały pewne ogólne zasady, zgodnie z którymi pracownicy muszą zgłaszać swój aktualny status: na przykład, gdy tylko wykonają zadanie (wcześniej lub na czas); lub jeśli spędzili dwie godziny i nie mogą znaleźć rozwiązania, powinni zgłosić, że potrzebują pomocy. Lub jeśli napotkają jakiś problem, powinni go zgłosić, a następnie ustalić, ile czasu zajmie mu jego rozwiązanie. Oprócz tych zasad, powinieneś ustanowić określone zasady dla każdego członka dla określonego zadania: na przykład "To jest twoje zadanie, a ja przyjdę sprawdzić postęp w ciągu jednego dnia. Zadanie należy wykonać za 2 dni, przyjdę sprawdzić. Jeśli zrobisz to wcześniej, poinformuj mnie. "Początkowo zasady dla całego zespołu mogą być bardziej szczegółowe i precyzyjne. Ostatecznie te zasady dla niektórych osób zostaną uproszczone i zredukowane do "Zrób to jutro przed godziną 16". Jeśli tak jest, gratulacje - ustanowiłeś oparte na zaufaniu relacje.

• Jakie są narzędzia i sposoby raportowania? W jaki sposób pracownicy powinni raportować wykonaną pracę? Czy należy to zrobić ustnie lub pisemnie, czy wystarczy sprawdzić system śledzenia? Wybierz najbardziej odpowiednią metodę konfiguracji twojego projektu. Jeśli Twój zespół jest mały, najbardziej odpowiednim sposobem raportowania będzie system śledzenia zadań i powiadomienia w wybranym messengerze korporacyjnym. Jeśli zespół jest duży, prawdopodobnie będziesz musiał zastąpić powiadomienia przez messengera na wiadomości e-mailowe. Jeśli używasz podejść Agile'owych, kiedy ludzie wyraźnie rozumieją, jakie zadania muszą wykonać w ciągu dnia, w większości kontrolujesz ludzi podczas codziennych scrumowych spotkań, a zatem nie ma potrzeby tworzenia dodatkowych raportów, z wyjątkiem sprawdzania wykonanych zadań na scrum board w systemie śledzenia zadań.
  

3. Wybierz/ustanów odpowiednie środki komunikacji.

Kiedy ty i twój zespół jesteście w tym samym biurze, obecność członków zespołu na komunikatorze korporacyjnym nie jest newralgiczna. Nawet jeśli pracownicy nie przeczytali wiadomości lub nie odpowiedzieli w oczekiwanym czasie, możesz łatwo ich namierzyć. Poza tym, gdy pracownik zdaje sobie sprawę, że może być widziany przez menedżera, nie próbuje unikać reakcji. W przypadku zespołu rozproszonego, na pierwszy plan wysuwa się jakość kanału komunikacji. Na rynku komunikacji możesz łatwo znaleźć to, czego potrzebujesz. W ramach organizacji zazwyczaj znajduje się jeden lub dwa obowiązkowe messengery korporacyjne oraz 2 lub 3 inne, z których można również skorzystać. Wybierz messenger, który będzie głównym dla twojego zespołu i używaj tylko jego. Innymi słowy, ustal następującą zasadę: kiedy jesteś w pracy, ten messenger musi być włączony, a przychodzące na nim wiadomości mają zawsze najwyższy priorytet.

Vadim Kachurovsky