Często mam do czynienia z różnego rodzaju prezentacjami, zarówno jako konsultant pomagający w ich przygotowaniu, jak i słuchacz. I doszedłem do wniosku, że umiejętność przygotowania i dostarczania prezentacji zupełnie nie jest związana ze stanowiskiem zajmowanym w firmie. Nieważne, czy jesteś menedżerem, czy szeregowym pracownikiem, analitykiem pracującym z klientem lub team leaderem - każdy w mniejszym lub większym stopniu napotyka na te same wyzwania. Nawet osoby, które w ramach swych obowiązków służbowych powinny wiedzieć jak przygotować i dostarczać prezentacje, wpadaja w tę pułapkę. Dzisiaj chciałbym skupić się głównie na procesie przygotowań do prezentacji, w szczególności na siedmiu głównych zasadach, które większość ludzi łamie podczas tych przygotowań. Postaram się również przedstawić krótkie zalecenia, w jaki sposób można ich uniknąć. A więc, zacznijmy.

1. Cel prezentacji nie jest określony

Od czego należy rozpocząć dowolną pracę? Nie, nie od planu! Co poprzedzi plan? Cel. Zaczyna się od celu, który sam sobie wyznaczasz. Ogólnie rzecz biorąc, wyznaczanie celów jest osobnym i dość interesującym tematem, na którego temat napisano wiele książek i wiele można o nim powiedzieć. Tutaj skupiam się tylko na jednym aspekcie dotyczącym wyznaczania celów, który pomoże ci w przygotowaniu udanej prezentacji. Przed rozpoczęciem przygotowań zastanów sie, dlaczego musisz dostarczyć prezentację i co chcesz przekazać swoim odbiorcom. Chcesz coś "sprzedać", zaangażować publicznosć czy może przekonać ich do czegoś? Jeśli chcesz coś "sprzedać", to jakie wyróżniające cechy pokażesz publiczności (celowo umieszczam cudzysłów, ponieważ pod pojęciem sprzedaż mam na myśli proces dostarczenia plusów i minusów tematu twojej prezentacji)? Jeśli chcesz zaangażować swoich odbiorców, co będzie kluczowym punktem twojej oferty? Jeśli chcesz ich przekonać do zrobienia czegoś, co to będzie?

W ideale cel powinien być tylko jeden. Chociaż możesz też chcieć zrealizować kilka celów. Najważniejsze, aby wszystkie były istotne. W przemyśleniu celów i ich usystematyzowaniu pomogą ci odpowiedzi na dodatkowe pytania. Najpierw powinno się określić i wypróbować inne cele za pomocą następujących pytań: "W jaki sposób ten lub inny cel może pomóc mi osiagnąć kluczowy cel?", "Jak mogę osiągnąć kluczowy cel bez zrealizowania jakiegoś dodatkowego celu?" Cele, które nie są istotne, należy bezwzględnie odrzucić. Podczas czytania moich zaleceń, możesz mieć zastrzeżenia, że mieszam pojęcia celów i punktów prezentacji. I tak, i nie. W teorii gromadzenia wymagań istnieje pojęcie "What versus How dilemma" (CO przeciw JAK). Oznacza to, że wymagania określone przez klienta zawsze mówią (odpowiadają) nam, CO chce on uzyskać, a naszym obowiązkiem jest odpowiedzieć, JAK mamy zamiar je realizować. Innymi słowy, własciwie zdefiniowane cele odpowiadają na pytanie: "Co chcę osiągnąć?, natomiast struktura prezentacji będzie odpowiedzią na pytanie "Jak?" lub "W jaki sposób powinienem to zrobić?".

2. Niewłaściwe postrzeganie prezentacji jako dokumentu PPT

Pamiętaj, że każda prezentacja jest nie tyle dokumentem PPT, co procesem przekazywania pewnych informacji. Dokument PPT jest tylko narzędziem wspierającym, które może pomóc w skuteczniejszym przekazywaniu informacji. Jeśli masz zamiar przedstawić komuś prezentację Face to Face, dokument PPT może nie być do tego odpowiedni. Lepsza okaże się tablica lub materiały informacyjne. Wszystko zależy od tego, które narzędzie w danym momencie jest bardziej skuteczne.

Często zdarza się, że pracownicy nie do końca rozumieją słowa menedżera: "Konieczna jest prezentacja naszej oferty" (lub menedżerowie celowo używają niepoprawnej terminologii), i zaczynają przygotowywać dokument PTT jako podstawę prezentacji, bazę, którą potem można odczytywać, rozpowszechniać i pokazywać. Wydaje się, że nie ma różnicy. A różnica jest, i to bardzo duża. Kiedy natychmiast zaczynamy ograniczać nasze myślenie do dokumentu PTT, możemy nie zwrócić uwagi na inne dostępne możliwości dostarczenia informacji. I zwykle koncentrujemy się bardziej na elemencie informacyjnym niż na elemencie prezentacyjnym. Zapominamy, że prezentacja jest swego rodzaju "show", na którym sprzedajemy swoje towary, myśli, pomysły. W przeciwnym razie, dlaczego by nie napisać książki lub artykułu i dostarczyc go audytorii docelowej?

3. Nie istnieje struktura prezentacji

Od czego zazwyczaj zaczyna się przygotowanie prezentacji? Wydaje się to paradoksalne, ale często zaczyna się od sporządzania slajdów w PTT (konsekwencja poprzedniego punktu). Tym samym, nie widząc całej struktury, ograniczamy się do jednego narzędzia i wchodzimy w szczegóły. A powinnismy zacząć od białej kartki papieru. Kładę tak duży nacisk na użycie jednej kartki papieru, ponieważ zapewnia to przejrzystość i widoczność całej struktury na jednej stronie. Wszystkie dostępne informacje powinny zostać odzwierciedlone w zwartej formie.

Podczas tworzenia struktury należy zwrócić uwagę na kolejność wypowiedzi - nie zapominać, jakimi zasadami rządzi się kompozycja i rozpowszechniać informacje zgodnie z nimi. W prezentacjach stosuje się nastepującą logikę przy przedstawianiu informacji: wstęp, główna część, punkt kulminacyjny i zakończenie. Powinieneś zacząć od sformułowania problemu, dlaczego jest poruszony (co masz zamiar powiedzieć, dlaczego, itp.). Następnie przechodzisz do szczegółów rozwiązywania problemu, budując napięcie emocjonalne aż do punktu kulminacyjnego. Punkt kulminacyjny i zakończenie powinny zawierać wezwanie do działania i szczegóły dotyczące działania. Jeśli na początku nie wiesz, w jaki sposób umieścić wszystkie punkty w strukturze, zapisz je w dowolnej kolejności i posortuj je później.

I jeszcze jedna wskazówka, jak uzyskać zrozumiałą strukturę. Wspomnieliśmy już o celach i "What versus How dilemma". Teraz, gdy mamy zdefiniowane cele, powinniśmy odpowiedzieć na pytanie "Jak osiągnąć te cele?". Analogicznie, używamy celów, aby sprawdzić strukturę prezentacji i czy zostało coś, czego cele nie obejmują.

W drugiej części artykułu będę kontynuować temat czterech pozostałych zasad tworzenia prezentacji.

Vadim Kachurovsky