W pierwszej części artykułu przyjrzeliśmy się trzem grzechom głównym podczas tworzenia prezentacji: brak określonego celu, prezentacja jako dokument PPT i brak struktury w prezentacji. Spójrzmy teraz na ostatnie cztery punkty.

4.Próba zawarcia wszystkich informacji posiadanych w głowie/tekście/plikach w slajdach PPT

Gdy dobrze orientujesz sie w temacie prezentacji, nie chcesz niczego pominąć, dlatego próbujesz przelać wszystkie te informacje na slajdy. W rezultacie, prezentacja przybiera postać "magazynu" twojej wiedzy. Dobrze, jeśli chcesz zachować informacje w takim formacie dla siebie, jednak szkodliwe będzie użycie tego dokumentu do dostarczenia informacji swoim odbiorcom. Kiedy zobaczą tak ogromną ilość interesujących (lub niezbyt interesujących) informacji, wyobrażą sobie siebie w roli naukowców i będą zafascynowani badaniem slajdów, zamiast poświecić sie komunikacji i słuchaniu prezentera. To osobliwość ludzkiego mózgu: albo uważnie słuchamy, albo czytamy. Kiedy robisz te dwie rzeczy jednocześnie, obie stają się nieefektywne. Warto mieć na uwadze, że każda osoba posiada swój własny system sensoryczny; jedni postrzegają lepiej informacje wizualne, inni kinetyczne lub dźwiękowe. W ideale, twoja prezentacja (zarówno na poziomie kinetycznym, dźwiękowym, jak i wzrokowym) powinna wykorzystywać wszystkie trzy kanały, bez przeciążania nikogo nadmiernymi informacjami. Jeśli przeładowałeś wizualną część swojej prezentacji, stracisz ludzi, którzy mają lepiej rozwinięty wizualny kanał percepcji.

Jak możesz temu zapobiec? Istnieją dwie zasady - brzytwa Ockhama i KISS (Keep It Short And Simple) - które zakładają, że byty nie muszą być mnożone bez konieczności. Idealnie, jeśli jeden slajd prezentuje jedną myśl. Powinieneś także zwrócić uwagę na optymalizację sposobów prezentowania informacji znajdujących się na slajdach. Jednak ten temat wart jest oddzielnej dyskusji.

5.Przygotowanie slajdów przez różne osoby i nie sprowadzenie ich do wspólnego mianownika

Często zdarza się, że prezentacja jest przygotowywana przez różne osoby. Na przykład, menedżer chce przedstawić prezentację swojego zespołu klientowi i prosi każdego z liderów, aby przygotował kilka slajdów na temat swoich zadań i obowiazków. W rezultacie menedżer otrzymuje stos dwuslajdowych prezentacji, kopiuje je do jednego dokumentu, a następnie dostarcza klientowi "zmiksowaną" prezentację. Czy wzmocni to wiarygodność menedżera reprezentującego poważną firmę? Najprawdopodobniej nie.

6.Próba uczynienia z prezentacji PPT zarówno materiału pomocniczego, jak i materiału informacyjnego

Jest to kolejna forma znanego już błędu "Próba zawarcia wszystkich informacji posiadanych w głowie/tekście/plikach". "Co mogę zrobić, aby pomóc słuchaczom ponownie przejść przez niektóre aspekty, które mogli pominąć podczas prezentacji?". Ktoś może zadać takie pytanie podczas przygotowywania prezentacji, a nastepnie umieścić wszystkie możliwe informacje w slajdach. Jest to próba użycia slajdów jako materiałów informacyjnych. Przy czym jest to próba daremna, ponieważ te dwa cele są całkowicie przeciwne - minimalizacja informacji zawartych na ekranie projektora i maksymalizacja niezbednych informacji zawartych w materiałach informacyjnych. Wniosek jest taki, że jeśli potrzebujesz materiałów informacyjnych, przygotój dodatkowe materiały informacyjne.

7.Słaba znajomość materiału prezentacji

Problem ten staje się najbardziej oczywisty w procesie dostarczania prezentacji. Jak często widzisz ludzi dostarczających prezentacje, na wpół zwróconych do publiczności i czytających tekst na każdym slajdzie? Ja obserwuję to dość często. I nie jest to kilka szybkich spojrzeń na slajdy podczas prezentacji, ale rzeczywiste czytanie punkt po punkcie, od czasu do czasu odwracjając głowę w kierunku słuchaczy. Mówiący czyta tekst do słuchaczy (a raczej czytelników), nie bedąc w stanie dotrzeć do publiczności. Wkrótce słuchanie staje się męczące, a prezentacja zamienia się w lekcje czytania. Rozumiem, że w niektórych przypadkach wystepujący może być bardzo zajęty, lub mieć wysoki poziom odpowiedzialności, na równi z prezydentem. Ale bywa to niezwykle rzadko.

Wolałbym nie omawiać teraz procesu dostarczania samej prezentacji; w przeciwnym razie liczba "grzechów głównych" może szybko wzrosnąć.

Na zakończenie, chciałbym zacytować pewną prośbę o skuteczne szkolenie w zakresie prezentacji od zewnętrznego klienta. Prośba brzmiała następująco (dosłownie): "Musimy nauczyć się tworzenia prezentacji, ponieważ nasz zarząd wymaga raportów w formacie PPT". Pojawia się pytanie, może w firmie klienta używa się niewłaściwego formatu raportów i powinno nauczyć się ich na nowo zbudować całą strukturę raportowania, a nie tworzyć prezentacje? Jeśli mówimy o prezentacjach, nauczmy się także umiejętności prezentacji jako takiej.

Vadim Kachurovsky
Consultant